Pomalować swój kalendarz w programie Outlook i stać się bardziej efektywne

Jeśli pracujesz w środowisku korporacyjnym, prawie na pewno są związane z Microsoft Outlook. A jeśli nie pracujesz, to mogli by go wybrać i na własne życzenie: pomimo faktu, że program jest dość «ciężka» jej możliwości organizacji jest nie do przecenienia. Ale dzisiaj chciałbym porozmawiać tylko o jednym aspekcie – szybkim planowania z wykorzystaniem kolorów.

Jak widać na zdjęciu, kolor używam aktywnie, a ja cieszę się, że specjaliści w MS wybrali słabe zestaw – nie jest tak tnie oko. Ale wracając do sprawy, do czego te kolorowe taśmy?

Zadania można charakteryzować się kilkoma parametrami, ale w tym przypadku interesuje mnie Kontekst i Projekt (w kategoriach GTD). Do obsługi takich pól można wykorzystać istniejące pola, dostosowując je (Location, na przykład), można dodać własne pola, ale zachęcam was do korzystania Kategorii.

Dlaczego? Bo oni doskonale wspierają w interfejsie, zawsze łatwo dostępne i (!) kodowane kolorami. Kup kategorii pod projekty (można dodać jakiś symbol, aby wskazać, że jest to projekt, na przykład — #), i pod konteksty (@ podejdzie jak nie lepiej) i gotowe.

Mianowanie kilka kategorii obiekt w programie Outlook być zaznaczone różnymi kolorami, dość elegancko. Ale dla celów szybkiego i efektywnego planowania zachęcam wyznaczyć zadaniu najpierw projekt i inne kategorie i tylko w ostatniej kolejności – kontekst.

Dlaczego? Przejdź w tryb kalendarza, – widzisz listę расцвеченных zadań, zaplanowanych na dziś i na dole. Widzisz gdzie trzeba je zrobić w kolorze – naprawdę super? Ponadto, są one uporządkowane w kolejności follow-up. Czyli maksymalnie zaległe zadania idą najbardziej pierwsi.

Można się domyślić, będziemy grupować według kontekstu, aby nie zmieniać go zbyt często. Bierzemy najważniejsze zadania z listy na dole i po prostu przeciągnij i upuść na kalendarz «rezerwując» miejsce. Zaznaczę, że byle drobiazg na początku dnia dodawać nie warto. Skoncentruj się na tym, co najważniejsze, drobiazg możesz przeznaczyć później. Na początku należy utworzyć podstawowe «wyspy» zadań.

Po wykonaniu drobnych zadań można je dodać do kalendarza post-factum, tylko po to, aby łatwiej było przeprowadzić przegląd robić za dzień, tydzień itp.

Powodzenia.