System GTD, sprawdzona przez lata praktyki

Nasz czytelnik Oleg Bondarenko dzieli się swoją sprawdzoną przez lata GTD-system organizacji spraw i całego życia. Nie jest tajemnicą, że wiemy o GTD i podobne mechanicy prawie wszystko, ale rzadko długo są w stanie z nich korzystać. Jesteś pewien, że historia sukcesu w tej dziedzinie będzie interesująca.

Dalej конспективно zawiera osobiste implementacja GTD w formie, która wytrzymała próbę lat. Być może komuś pomoże.

Przychodzące zadania, pomysły, myśli dzielę w następujący sposób:

  • Co można wpakować raz na innego wykonawcy, raz спихиваю. Dodaję zadanie-przypomnienia «Sprawdzić wykonanie».
  • Co można zrobić już teraz za 5-15 min Siadam i robię.
  • Co wymaga większej ilości czasu lub nie może być egzekwowane teraz. Obejmuje to zadania, przypomnienia typu «Sprawdź status projektu XXX». Raz wbijam do listy zadań na telefonie lub Google Tasks — wszystko jest synchronizowane.
  • Co ciekawe i może być krótkowzroczne. Скидываю grupą w Evernote. Około raz w tygodniu пересматриваю, sprawdzam na schowka. Coś rośnie w zadania.

Więcej na 3-akapit.

Do skutecznego prowadzenia listy zadań potrzebna jest twarda formalizacji, minimalizacja kosztów zarządzania i odzyskania danych. Uzyskuje się to w następujący sposób.

Każde zadanie ma skonstruowane nazwa typu: Projekt | Obiekt | Akcja

Projekt to duża grupowanie zadań, skrócony kod typu DOM, BIURO, КЛИЕНТ1, … Dla każdego Projektu powinno być średnio 1-10 zadań. Jeśli zadań Projektu stabilnie więcej, zaznaczyłem część w dodatkowy Projekt. W ten sposób, grupowanie zadań zawsze одноуровневая. Jak pokazała praktyka, bardziej przejrzysty i grupowanie zadań w postaci wielopoziomowego drzewa faktycznie zbyt czasochłonne i zmniejsza motywację do efektywnego korzystania z systemu.

Wyszukiwanie zadań Projektu odbywa się podstawowymi funkcjami wyszukiwania lub sortowania – mój ulubiony sposób.

Obiekt – jest to przedmiot lub osoba, nad którą trzeba wykonać działanie. Tutaj wszystko jest proste.

Działanie – podstawowe działania, które należy wykonać nad Obiektem.

Drugi najważniejszy moment: każde zadanie zawiera datę wykonania. Jeśli nie jesteś pewien na konto terminu zadania, należy umieszczać bieżące. Jeśli umieścisz aktualną datę i nic więcej nie zrobicie jutro zadanie będzie na liście zaległych i trzeba wziąć za nią decyzję. Na przykład, usunąć notatki o życiu.

Czasami do pewnego Projektu wyłania się lista zadań, terminy i kolejność wykonania których w tej chwili nie jest jasne. W tym przypadku biorę całkowitą zadanie typu: Projekt Zadania. W komentarzach ofertę lista zadań. Z czasem sytuacja staje się jaśniejsze, coś вычеркивается, że coś się kończy, coś rośnie w zadaniu. W każdym razie, nawet po takiej grupy wpisów określam datę – kiedy należy z niej skorzystać i remanent.

I ostatnia. W mojej praktyce około 50% zadań nie są (lub nie mogą być realizowane) na wybrany dzień. Wiele zależy nie ode mnie. Zadania typu «Projekt stan sprawdzić» w ogóle są długotrwałe i wymagają okresowego uwagi. Coś precyzuje i uzupełnione. Takie zadania są stale przenoszone na nowsze). To normalne (w tym, nawiasem mówiąc, ogromny plus elektronicznych органайзеров). Praca fizyczna na przesunięcie terminów przydatny i w tym sensie, że, zdarza się, sugeruje ważne myśli.